آبان انفورماتيك

همانطور كه مي دانيد ، اسناد و مدارك يك سازمان نقش مهمي را در گردش كار سازمان ايفا مي كنند . از طرفي نگهداري اسناد و مدارك در يك سازمان كه امري حياتي و ضروري مي باشد ، در عين سادگي كاري بس دشوار و سنگين است كه هزينه و ريسك هاي زيادي را به سازمان تحميل مي كند.  محصول  " مديريت جامع اسناد سازماني "  قادر است علاوه بر نگهداري و حفاظت اسناد ، جريان گردش آنها را نيز با بالاترين سرعت و دقت كنترل كند. از جمله ويژگي هاي " مديريت جامع اسناد سازماني " به قرار زير مي باشد :

 





واضح است كه گردش اسناد در يك سازمان با توجه به ساختار سازمان و نقش افراد در سازمان همچنين نوع سند تعيين مي شود . بنابراين بايد براي كنترل گردش كار و چرخه حيات اسناد ساختار سازمان مرتبط را در سيستم پياده نمود . همچنين بايد توجه كرد كه حفظ اسناد و امنيت آنها در حين چرخش ميان افراد با نقش هاي متفاوت امري بسيار حياتي است . مجموعه " مديريت جامع اسناد سازماني " با توانايي پياده سازي ساختار سازمان حفاظت اسناد و برقراري امنيت را تضمين مي كند .

همان طور كه مي­دانيد اسناد در يك سازمان حاوي اطلاعات مختلف و مهمي مي باشند كه در بخش­هاي مختلف مورد استفاده قرار گرفته و فعاليت هاي آتي سازمان را تعيين مي كنند. لذا اسناد بايد با نظم و ترتيب نگهداري شده تا بتوان در مواقع لزوم دركمترين زمان ممكن به آن­ها دسترسي پيداكرد.Smart Doc قابليت هاي لازم در اين زمينه را در خود اقدامات كلي كه مي توان از طريق Smart Doc روي اسناد انجام داد بصورت زير مي باشد : 

Smart Doc علاوه بر نگهداري و بايگاني اسناد ، جهت سهولت هر چه بيشتر كاربران و افزايش سرعت دسترسي به اسناد و كارايي سيستم ، روشهاي مختلفي جهت دستيابي به اسناد در نظر گرفته است كه از جمله آنها به قرار زير مي باشد :

 
Smart Doc جهت انطباق بيشتر با سازمان امكان تعريف انواع مختلف سند و دسته بندي اسناد بر اساس آنها را فراهم نموده و امكان جستجوي اسناد بر اساس نوع آنها را نيز امكانپذير ساخته است .  همچنين كاربران سيستم مي توانند بر اساس پارامترهاي مختلف ميان اسناد جستجو كنند :

 
Smart Doc قابليت پياده سازي چارت سازماني منطبق بر سازمان را دارا مي باشد . همچنين مي توان گردش كارهاي موجود در سازمان را متناسب با چارت سازماني تعريف كرده ، آنها را به اسناد اختصاص داد . بايد توجه داشت كه پياده سازي چارت سازماني در سيستم اين امكان را نيز فراهم مي سازد كه بتوان سطوح دسترسي موجود در سازمان را تعريف كرده و به اسناد و كاربران نسبت داد.

 
همواره اسناد در يك سازمان در چرخش هستند ، بدين معني كه از شخصي به شخص ديگرمنتقل مي شوند و هر شخص متناسب با نقش خود اقداماتي را روي يك سند انجام مي دهد . حال ّآنكه يك سيستم مديريت اسناد بايد قادر به حفظ دقيق اسناد باشد . از اين رو  Smart Doc براي حفظ اسناد ، آنها را نسخه بندي مي كند . كه اين امر خود قابليت هاي مهمي را در اين سيستم ايجاد مي كند كه برخي از آنها به قرار زير مي باشند . همچنين اقدامات ديگري نيز در ارتباط با اسناد امكانپذير مي باشد.

 
روشهاي مختلفي جهت اتصال به سيستم جامع مديريت اسناد Smart Doc در نظر گرفته شده و امكانپذير مي باشد. كاربران سيستم مي توانند از طريق ابزارهاي ويندوزي مرتبط ، از طريق مجموعه Microsft Office و همچنين از طريق شبكه ( Internet ،  Intranet )  به سيستم متصل شده و به اسناد دسترسي پيدا كنند :

Smart Doc عليرغم تمام قابليت هايي كه دارد و امكانات مختلف و متنوع جهت دسترسي به سيستم ، مانند امكان اتصال به سيستم از طريق اينترنت ، امنيت اسناد موجود در سيستم را تضمين مي كند . از جمله عوامل و قابليت هايي كه امنيت اسناد در اين سيستم جامع مديريت اسناد را تضمين شده مي سازد ، عبارتند

Server Side :

      Platform : SUSE Linux Enterprise , Windows Server 2003 , Windows Database Serever2000
      DataBase : Oracle , My SQL , SQL Server 2005 , Postgres
      Language : Java , PHP , C#.Net 
      Communication Tools : Web Service

Client Side :

      Intenet Explorer 7.0 , Microsoft Office ( Word, Excel, PowerPoint, Outlook )