|
 همان طور كه ميدانيد اسناد در يك سازمان حاوي اطلاعات مختلف و مهمي مي باشند كه در بخشهاي مختلف مورد استفاده قرار گرفته و فعاليت هاي آتي سازمان را تعيين مي كنند. لذا اسناد بايد با نظم و ترتيب نگهداري شده تا بتوان در مواقع لزوم دركمترين زمان ممكن به آنها دسترسي پيداكرد.Smart Doc قابليت هاي لازم در اين زمينه را در خود اقدامات كلي كه مي توان از طريق Smart Doc روي اسناد انجام داد بصورت زير مي باشد :
- مديريت مكانيزه اسناد
- ذخيره اسناد بصورت كامل و دقيق
- ارسال و دريافت چندين فايل بصورت همزمان
- پشتيباني از تمامي انواع فايل ها
|
- ايجاد چندين نسخه كپي از سند
- انتقال سند به پوشه هاي ديگر
- توليد يك فايل PDF از يك سند
- برقراري ارتباط بين اسناد مختلف
- ايجاد ميانبر (Shortcut) براي اسناد پر كاربرد
|
 Smart Doc علاوه بر نگهداري و بايگاني اسناد ، جهت سهولت هر چه بيشتر كاربران و افزايش سرعت دسترسي به اسناد و كارايي سيستم ، روشهاي مختلفي جهت دستيابي به اسناد در نظر گرفته است كه از جمله آنها به قرار زير مي باشد :
- آرشيو و بايگاني اسناد بطور دقيق و منظم
- دسترسي سريع و ايمن به اسناد بايگاني شده
- امكان بازيابي اسناد بايگاني شده
- امكان تعريف مجوزهاي مختلف روي فولدرهاي مختلف
|
- دسترسي به اسناد با توجه به نوع سند
- دسترسي بر اساس شناسه سند
- دسترسي به اسناد بر اساس محتويات سند
- .....
|
 Smart Doc جهت انطباق بيشتر با سازمان امكان تعريف انواع مختلف سند و دسته بندي اسناد بر اساس آنها را فراهم نموده و امكان جستجوي اسناد بر اساس نوع آنها را نيز امكانپذير ساخته است . همچنين كاربران سيستم مي توانند بر اساس پارامترهاي مختلف ميان اسناد جستجو كنند :
- امكان تعريف انواع سند دلخواه با توجه به نياز سازمان
- دسته بندي اسناد بر اساس انواع سند تعريف شده در سيستم
- امكان تعريف فيلدهاي دلخواه براي هر نوع سند
- جستجو بر اساس نوع و گروه سند
- جستجو بر اساس فيلدهاي تعريف شده
|
- جستجو بر اساس مالك سند
- جستجو بر اساس شناسه و برچسب هاي سند
- جستجو بر اساس محتويات سند
- جستجو در محتويات كليه فايل هاي Office
- جستجو در محتويات فايل هايPDF، TIFF ، JPEG
|
 Smart Doc قابليت پياده سازي چارت سازماني منطبق بر سازمان را دارا مي باشد . همچنين مي توان گردش كارهاي موجود در سازمان را متناسب با چارت سازماني تعريف كرده ، آنها را به اسناد اختصاص داد . بايد توجه داشت كه پياده سازي چارت سازماني در سيستم اين امكان را نيز فراهم مي سازد كه بتوان سطوح دسترسي موجود در سازمان را تعريف كرده و به اسناد و كاربران نسبت داد.
- پياده سازي چارت سازماني منطبق بر سازمان
- تعريف واحدها ، گروه ها و نقش ها و كاربران در سيستم
- تعريف سطوح دسترسي مختلف مطابق با چارت سازماني
- اختصاص سطوح دسترسي تعريف شده به اسناد
|
- تعريف گردش كارهاي سازمان منطبق بر چارت سازماني
- كنترل گردش كارها متناسب با نقش افراد
- جلوگيري از بروز خطاها و اشتباهات رايج
- گردش اتوماتيك اسناد ميان كاركنان مرتبط
|
 همواره اسناد در يك سازمان در چرخش هستند ، بدين معني كه از شخصي به شخص ديگرمنتقل مي شوند و هر شخص متناسب با نقش خود اقداماتي را روي يك سند انجام مي دهد . حال ّآنكه يك سيستم مديريت اسناد بايد قادر به حفظ دقيق اسناد باشد . از اين رو Smart Doc براي حفظ اسناد ، آنها را نسخه بندي مي كند . كه اين امر خود قابليت هاي مهمي را در اين سيستم ايجاد مي كند كه برخي از آنها به قرار زير مي باشند . همچنين اقدامات ديگري نيز در ارتباط با اسناد امكانپذير مي باشد.
- جلوگيري از تغيير همزمان يك سند توسط دو كاربر
- افزايش اتوماتيك نسخه سند در صورت تغييرات
- امكان بازيابي هر يك از نسخه هاي قديمي يك سند
- امكان مقايسه ميان نسخه هاي مختلف يك سند
- دسترسي به تغييرات سند در چرخه حيات يا در گردش كار
|
- پيگيري در پاي كاربران روي اسناد
- امنيت بيشتر و حفظ اسناد سازمان
- امكان گفتگو و تبادل نظر كاربران در ارتباط با يك سند
- امكان ارسال درخواست در ارتباط با يك سند به مدير مربوطه
- امكان ارسال هشدار به كاربران يك سند
|
 روشهاي مختلفي جهت اتصال به سيستم جامع مديريت اسناد Smart Doc در نظر گرفته شده و امكانپذير مي باشد. كاربران سيستم مي توانند از طريق ابزارهاي ويندوزي مرتبط ، از طريق مجموعه Microsft Office و همچنين از طريق شبكه ( Internet ، Intranet ) به سيستم متصل شده و به اسناد دسترسي پيدا كنند :
- دسترسي ساده از هر مكاني بدليل Web-Base بودن
- عدم نياز به امكانات خاص جهت دسترسي به سيستم
- دسترسي به سيستم و انجام كليه اقدامات از طريق Desktop
- ساختاري مشابه Windows Explorer
- ارسال و دريافت فايل ها و پوشه ها از طريق Drag & Drop
- اسكن و ارسال فايل ها بصورت دسته جمعي از طريق اسكنر بايگاني
|
- امكان پيمايش و ويرايش اسناد از طريق اضافه شدني ها در مجموعه Office :
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- امكان ارسال نامه ها و پيوست هايشان به سيستم از طريق Outlook
- امكان پيمايش و پيوست كردن اسناد موجود در سيستم به نامه ارسالي در محيط Microsoft Outlook
|
 Smart Doc عليرغم تمام قابليت هايي كه دارد و امكانات مختلف و متنوع جهت دسترسي به سيستم ، مانند امكان اتصال به سيستم از طريق اينترنت ، امنيت اسناد موجود در سيستم را تضمين مي كند . از جمله عوامل و قابليت هايي كه امنيت اسناد در اين سيستم جامع مديريت اسناد را تضمين شده مي سازد ، عبارتند
- پياده سازي چارت سازماني منطبق بر چارت سازمان
- تعريف سطوح دسترسي براي كاربران متناسب با چارت سازماني
- تعريف مجوزها و اختصاص آنها به اسناد و پوشه ها
- نسخه بندي اسناد و بررسي نسخه هاي مختلف يك سند
|
- پيگيري رد پاي كاربران روي اسناد
- هر شخص فقط و فقط به اسناد مجاز خود دسترسي خواهد داشت
- هر شخص در ارتباط با اسناد خود تنها قادر به انجام اقدامات مجاز در ارتباط با هر سند خواهد بود
|
|
شما مي توانيد درخواست Demo خود را براي هر يك از محصولات آبان براي ما ارسال كنيد. در كمتر از 24 ساعت جهت برگزاري جلسه دمو با شما تماس گرفته خواهد شد.
آبان تجزيه و تحليل سيستم هاي شما را براساس RUP و ... بر عهده گرفته و در طراحي سيستم هايتان در كنار شماست.
آبان پذيراي پروژه هاي شما به صورت برون سپاري (outsource) در تمامي بسترها و زمينه هاي نرم افزاري مي باشد.
جهت دريافت اطلاعات درباره آبان يا ارسال نظرات مي توانيد از صفحه درباره ما ، تماس با ما و ارسال نظرات استفاده كنيد.
محصولات 
بسياري از كتاب هاي علمي روز در زمينه كامپيوتر و نيز آيكون هاي زيبا جهت طراحي زيباتر نرم افزار شما آماده دانلود مي باشند.
بخش مقالات وب سايت آبان انفورماتيك با ارائه مقالات طبقه بندي در زمينه هاي مختلف نرم افزار، سخت افزار و گرافيك و ... پاسخگوي سوالات شماست.
با ارسال درخواست در بخش ارسال بروشور، در كتر از 48 ساعت جهت ارسال بروشور محصول مورد نظر شما اقدام خواهد شد.
با ارسال درخواست پشتيباني براي هر يك از محصولات ، در كمتر از 2ساعت جهت رفع سوالات يا مشكلات اقدام مي شود.